電話に出る七大細部

（一）重要な第一声

ある会社に電話したら、相手の親切で美しい挨拶が聞こえます。心の中ではきっと楽しく会話がスムーズに展開できます。印象。電話では自分の行動を少し注意するだけで、相手に全く違った印象を与えます。同じように言います。「こんにちは、ここはXX会社です。」しかし、声がはっきりしていて、耳に快い、歯切れがいいので、相手に好印象を与えます。電話に出る時は、「会社のイメージを代表する」という意識があることを覚えておきましょう。

　　（二）喜びの気持ちを持つこと

電話をするときは、相手が見えなくても、明るい口調からあなたに感染し、素晴らしい印象を与えます。顔の表情が音に影響します。変化電話の中でも、「相手が見ている」という気持ちで対応します。

（三）明るい声

電話中は絶対に喫煙、お茶、お菓子を食べてはいけません。だらだらした姿勢でも相手は「聞く」ことができます。電話をかける時、腰を曲げて椅子に横になったら、相手があなたの声を聞くのはだらしなくて、しょんぼりしています。姿勢が整っていれば、出す音も親切で、元気いっぱいです。だから電話するときは、相手が見えなくても、相手が目の前にいるつもりで、できるだけ自分の姿勢に気をつけましょう。

（四）迅速かつ正確な接聴

現代の従業員は仕事が忙しくて、机の上でよく二、三台の電話があります。電話のベルが聞こえます。電話のベルが鳴ったら3秒ぐらいです。もし長時間電話に出ないなら、相手を長く待たせるのは失礼です。相手は待つ時にいらいらします。あなたの職場は彼に悪い印象を与えます。電話が遠くても、電話のベルが鳴ったら、近くに誰もいません。一番早いスピードで受話器を持ち上げるべきです。このような態度はすべての人が持つべきです。電話のベルが五回鳴ったら受話器を取って、まず相手に謝るべきです。電話が鳴ったら、「もしもし」というだけで、相手は非常に不満で、悪い印象を与えます。

　（五）きちんとした記録

5 WIH技術をいつでも覚えています。5 W 1 Hとは①Whenいつ②Who何人③Whereどこ④What何事⑤Whyどうして⑥HOWはどうやって行いますか？仕事の中でこれらの資料はすべてとても重要です。電話に対しても、電話に出ることは同じ重要性を持っています。電話記録は簡潔で完璧であり、5 WIHの技術によるものである。

（六）電話の目的を知る

勤務時間にかかってくる電話はほとんど仕事と関係があります。会社の電話はどれも重要です。適当にしてはいけません。相手が探している人がいなくても、「いません」とだけ言って電話を切ってはいけません。電話に出る時も、できるだけ用件を聞いて、事故を起こさないようにします。まず相手の着信の目的を知るべきです。処理また、きちんと記録して、相手からの着信目的をやんわりと探ることで、相手からの好感度を得ることができます。

（七）電話を切る前のマナー

電話での会話を終わらせるときは、電話をかける側から申し出て、お互いに丁寧に「さようなら」と言って、また電話を切るのが一般的です。自分で話し終わったら、電話を切ってはいけません。