Document Écrit Et Traitement De Rappels De Sites:

Les rappels désigne des fichiers qui doivent être traitées selon les exigences de temps de réponse, d'entreprendre, en temps voulu pour l'état de la documentation pour superviser et vérifier.

Demande d'atteindre d'urgence des rappels de documents importants documents de suivi; la clé de rappels; documents généraux périodiquement des rappels.

Empêcher l'arriéré, de retard.

La mise en place d 'un système de catalyse est une mesure importante pour éviter les retards, résorber l' arriéré de documents, surmonter la bureaucratie, accélérer le fonctionnement des documents et améliorer l 'efficacité du fonctionnement des organes.

Il y a en général deux types de communications:

Le premier est un appel interne.

Les principaux éléments sont les suivants:

B) Les demandes de documents d 'information adressées à l' organe par le chef de l 'unité;

II est à l'extérieur de rappels.

Principalement des moyens de rappels de l'organe de liaison montante ou de fichiers de réponse parallèles l'un de l'autre.

Rappels de travail doit être de veiller à ce que les points suivants:

1) la portée du catalyseur doit être précisée.

Qu 'il s' agisse de catalyseurs internes ou externes, il ne s' agit que des documents qui doivent être catalogués, et non de toutes les communications.

2) la mise en œuvre sera facilitée.

Étant donné que le catalogue est un système indispensable au traitement de la correspondance et qu 'il constitue un élément important de la réception et de la réception des documents, il est essentiel de le faire correctement.

Le chef de l 'autorité devrait également S' enquérir personnellement de certaines communications urgentes particulièrement importantes; même pour les pièces d' urgence ordinaires, les pièces de rechange devraient être prises en charge par le secrétariat ou par une personne désignée à cet effet.

3) Création et renforcement des structures organisationnelles du Secrétariat de la correspondance.

L'Autorité est généralement faible, parce que le nombre relativement faible de documents, l'Organisation est relativement simple, il peut être constitué par du personnel du Bureau chargé des instruments pour faire pression, tandis que dans d'autres grands organes, en raison du plus grand nombre de documents, le mécanisme étant relativement complexe, donc on peut envisager La création d'un mécanisme et de personnel spécialement chargé de faire pression totale, chaque secteur peut également désigner un instrument personnel de rappels

.

Le processus de catalyse devrait être souple, selon les circonstances, sous la forme de catalyseurs oraux, téléphoniques et écrits, notamment:

1) au sein de l 'organe, des rappels peuvent être adressés en personne, dans la mesure du possible, par des catalyseurs, pour obtenir des informations sur l' Organisation de la correspondance, et des rappels oraux peuvent également être adressés aux chefs de département ou aux personnes concernées.

2) un organe extérieur, par l 'intermédiaire d' un catalyseur, peut demander par téléphone à l 'unité ou au contractant ou par courrier électronique, par lettre de rappel, par lettre de rappel, etc.

(3) afin de faciliter la maîtrise de la situation si, lorsque le travail de faire pression sur le personnel de l'émetteur - récepteur par le responsable de l'instrument dans le document d'enregistrement à l'aide de registre peuvent être reçus doivent indiquer les rappels, le temps de réponse immédiatement après, lors de la manipulation, de remplir, de l'état d'avancement de réponses, puis, par l'intermédiaire de vérifier régulièrement le registre de travail pour maîtriser des rappels fichier.

Pour certains des grands organes, parce que plus le nombre de documents dans leur travail est formé, par le document d'enregistrement, on peut envisager d'utiliser des rappels de registre ou de rappel (voir tableau 11 - 8), qui doit être effectuée

Par l'enregistrement de documents, à l'aide de rappels, conformément à des délais ou des unités de alignées, le fichier a été achevée dans tous les cas, à remplir des rappels de gestion, et la copie de rappels d'extraction, dans un autre endroit, afin de faciliter les contrôles.

Document de travail de faire pression, mais a attiré l'attention de nombreuses unités, d'établir et d'améliorer certaines sur le système des rappels de travail, telles que prévues par certaines unités des documents officiels, les services et les unités de gestion de fichier d'urgence reçu, le temps de traitement (limité à 2 - 3 jours ou une semaine), pour avis ou les puits en réponse à des unités, généralement des documents doit être à l'intérieur de la demi - mois achevée.

En général, les documents de travail des rappels que dans le passé, a été renforcé, mais il y a toujours des problèmes, il convient de noter principalement:

(1) Un certain nombre d'unités sur les documents officiels des rappels de travail a également une attention insuffisante, l'absence de système sonore et des mesures correspondantes.

Document de travail sur les rappels emprise, sans "nombre" sur la question de la manipulation de coeur.

(2) des documents sur le besoin dès que possible, en raison de la "ferme", "carte" de nombreux, artificiellement le temps de faire de l'article de forme allongée, des fichiers de glisser sur un ou deux mois ou six mois n'est pas encore voir pour les résultats, pour le travail des pertes et influence n'est pas nécessaire.

3) dans certains cas, les chefs d 'entreprise ou les gestionnaires n' ont pas tenu compte des principaux faits ou résultats dans les fichiers de traitement des documents.

Dans certains cas, il s' agit simplement d 'écrire simplement et en termes généraux le mot « fait », de savoir comment et quand, et de ne pas savoir exactement ce qu' il en est, ce qui rend difficile la vérification ultérieure des documents.